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Privacy Policy
How Lingowise.co collects, uses and protects your data.
Effective Date: December 24, 2024
Welcome to Lingowise.co (“we”, “our”, “us”). We value your privacy and are committed to protecting your personal information. This Privacy Policy explains how we collect, use, share, and safeguard your information when you visit our website https://www.lingowise.co (the “Site”), as well as your rights under the General Data Protection Regulation (GDPR) and the California Consumer Privacy Act (CCPA).
Data Controller: The data controller responsible for your personal information is Arman Fadaei, self-employed, VAT number (P.IVA) 09308040964, tax domicile at Via Boito, no.19, 20064 Gorgonzola (MI), Italy. You can contact the Data Controller using the details in Section 13 (Contact Us).
1. Information We Collect
We may collect the following types of information:
a. Personal Information
Name, email address, phone number, and other information you provide through contact forms, account creation, or service requests.
b. Technical Information
IP address, browser type, device type, operating system, pages visited, and browsing behavior collected through analytics tools.
c. Cookies and Tracking Data
Cookies, pixels, and similar technologies are used to improve website functionality and analyze usage.
d. Course attendance data (distance-learning log)
For online courses, the platform records the date, start time and end time of each course session, through periodic signals sent by the lesson player while the page is open. We use this data to document attendance (certificates) and, where training is paid for by an employer or funded by an interprofessional training fund, for the related reporting: in those cases a summary of hours may be shared with the client company and the fund. Legal basis: performance of the contract and compliance with obligations connected to funded training. This data is visible only to platform administrators.
e. Visiting organisation identification
- On the pages describing our services for companies, we detect the visitor’s network IP address in order to identify the organisation they are browsing from, using the IPinfo service (IPinfo LLC, United States). We do not store the full IP address, we do not use cookies for this purpose, and we do not collect information that identifies the individual. Legal basis: legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).
f. Voice and AI Tutor transcripts
- When you use the voice feature of the AI Tutor or of a roleplay, and only after you press the start button and allow microphone access, your voice is streamed to OpenAI, which transcribes it and generates the spoken reply. We do not record or store the audio.
- We keep the text transcript of the conversation and the language points we derive from it (corrected mistakes, topics to review), linked to your account, to build your review plan and your “My progress” area.
- This data is visible to you and to administrators; your teacher sees the summary for their own students.
- Legal basis: performance of the contract (course delivery) and our legitimate interest in personalising your learning.
- Provider: OpenAI, which under its API terms does not use data sent through the API to train its models and keeps it only for a short period for security purposes.
- You can ask us at any time to delete your tutor memory, by writing to the address in the Contact section: we delete it.
g. Speaking recordings for the level test
- At the end of the level test, or from your LingoWise account, you can add a spoken answer of 1-2 minutes (3 at most). We record your voice only after you have ticked the consent box, allowed microphone access and pressed the record button. You can listen back and record again before sending: until you press “Send”, the recording stays in your browser.
- When you send the recording, we keep the following data, linked to your account or, if you do not have one, to the name and email you left in the level test: the audio recording; its automatic transcript, with word timings; some fluency measures derived from the timings and the volume (speed, pauses, hesitations); a preliminary assessment produced by an artificial intelligence model; the level and comment given by the teacher; the date and version of the consent you gave.
- What they are for: assessing your speaking level. The automatic assessment is only a draft: the final level is decided by a teacher who listens to the recording, so no decision about you is made solely by automated means. We also use the levels, comparing the automatic one with the teacher’s, to check and improve how reliable the assessment is. We do not use the recording to recognise you by your voice, or for advertising.
- Who can see this data: you receive the level and comment given by the teacher (on the page if you have an account, otherwise by email); within LingoWise, the recording, the transcript and the preliminary assessment are seen only by teachers and administrators. The providers listed below process them only for the tasks described.
- Legal basis: your consent (Art. 6(1)(a) GDPR). You can withdraw it at any time by writing to the address in the Contact section: we will then delete your recordings and the related data within 30 days of your request. Withdrawal does not make earlier processing unlawful.
- Provider: Microsoft (Azure Speech service), which transcribes the audio in a data centre in the European Union.
- Provider: Anthropic, which receives only the text of the transcript and the fluency measures, never the audio, to prepare the preliminary assessment. Anthropic is based in the United States: the transfer takes place with the safeguards required by the GDPR (standard contractual clauses). Under its commercial terms, Anthropic does not use data sent through its API to train its models and keeps it only for a limited period.
- How long: 12 months after the recording we automatically delete the audio, the transcript, the teacher’s comment and the text of the preliminary assessment. Only the levels and fluency measures remain, with no link to you or to your test, as anonymous statistics. If your account is deleted, we delete all your recordings and the related data straight away.
2. How We Use Your Information
We use your information for the following purposes:
To provide, operate, and maintain our website and services
To respond to inquiries, feedback, or support requests
To improve our website, services, and user experience
To comply with legal obligations and enforce our terms of service
3. Legal Basis for Processing (GDPR)
For users in the European Union, we process personal data based on:
Consent: e.g., when providing information voluntarily
Legitimate Interests: e.g., improving our services and website performance
Contractual Necessity or Legal Compliance: e.g., for providing services or fulfilling legal obligations
4. How We Share Your Information
We do not sell your personal information. We may share data with:
Service Providers: our hosting provider and analytics services (Google Analytics / Google Tag Manager). We do not currently share data with payment processors, as online payments are not yet enabled on this Site
Legal Authorities: If required by law or to protect our rights
Business Transfers: In the event of a merger, acquisition, or sale of assets
5. Cookies and Tracking Technologies
Lingowise.co uses cookies and similar technologies to:
Enhance website functionality
Analyze website traffic and usage patterns
You can manage or disable cookies via your browser settings; however, some features of the Site may not function properly without them.
6. Your Privacy Rights
For EU Users (GDPR):
Access, correct, or request deletion of your personal data
Withdraw consent at any time
Object to data processing or request restriction
Request data portability
File a complaint with a supervisory authority — in Italy, the Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it)
If you have a LingoWise account, you can exercise your right to erasure directly from the Delete my account page. This action is permanent and cannot be undone.
For California Users (CCPA):
Request access to personal information we collect
Request deletion of personal information
Receive equal service and price, regardless of privacy rights exercised
7. Data Security
We implement reasonable administrative, technical, and physical measures to protect your personal information. While we strive to protect your data, no system or transmission over the Internet is completely secure.
8. Data Retention
We retain personal data only for as long as necessary for the purposes described in this Policy. In particular: account and course data is retained for the duration of your relationship with us; invoicing and accounting records are retained for at least 10 years, as required by Italian law (Article 2220 of the Italian Civil Code); analytics data collected via Google Analytics is retained for up to 26 months. Once these periods expire, we securely delete or anonymise the data, unless a longer retention period is required by law.
9. Third-Party Links
Our Site may contain links to third-party websites. We are not responsible for the privacy practices or content of these websites. We encourage you to review their privacy policies.
10. Children’s Privacy
Lingowise.co is not directed to children under 13. We do not knowingly collect personal information from children. If we discover that we have collected such information, we will delete it promptly.
11. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy periodically to reflect changes in our practices or legal requirements. Any updates will be posted on this page with the revised effective date.
12. AI Tutor and Personalised Learning Data
Our platform includes an AI Tutor feature that allows you to chat, practise roleplays, and receive personalised feedback. When you use the AI Tutor, your messages are processed by OpenAI, our AI service provider, solely to generate a response — these messages are not used to train OpenAI’s models. Where data is transferred outside the European Economic Area, we rely on Standard Contractual Clauses (SCCs) to ensure an adequate level of protection.
To personalise your learning, we also save your progress, words you find difficult (“weak words”), and mistakes from quizzes and conversations. This data is used to adapt flashcard review, podcast practice, and AI Tutor roleplays to your needs. The legal basis for this processing is the performance of our contract with you and, where applicable, your consent.
You can request the deletion of your AI Tutor and learning data at any time by contacting us at hello@lingowise.co.
13. Contact Us
If you have any questions, concerns, or requests regarding your personal data or this Privacy Policy, please contact us:
Email: hello@lingowise.co
Phone: (+39) 029 227 82 30
Address: Via Boito, no.19, Gorgonzola (MI) 20064
Legale
Informativa sulla Privacy
Come Lingowise.co raccoglie, utilizza e protegge i tuoi dati.
Data di entrata in vigore: 24 dicembre 2024
Benvenuto su Lingowise.co (“noi”, “nostro”). Teniamo alla tua privacy e ci impegniamo a proteggere le tue informazioni personali. La presente Informativa sulla Privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo, condividiamo e proteggiamo le tue informazioni quando visiti il nostro sito web https://www.lingowise.co (il “Sito”), nonché i tuoi diritti ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e del California Consumer Privacy Act (CCPA).
Titolare del trattamento: Il titolare del trattamento responsabile dei tuoi dati personali è Arman Fadaei, Partita IVA 09308040964, domicilio fiscale in Via Boito, n.19, 20064 Gorgonzola (MI), Italia. Puoi contattare il Titolare del trattamento utilizzando i dati riportati nella Sezione 13 (Contatti).
1. Informazioni che raccogliamo
Potremmo raccogliere i seguenti tipi di informazioni:
a. Dati personali
- Nome, indirizzo email, numero di telefono e altre informazioni fornite tramite moduli di contatto, creazione dell’account o richieste di servizio.
b. Informazioni tecniche
- Indirizzo IP, tipo di browser, tipo di dispositivo, sistema operativo, pagine visitate e comportamento di navigazione raccolti tramite strumenti di analisi.
c. Cookie e dati di tracciamento
- Cookie, pixel e tecnologie simili vengono utilizzati per migliorare la funzionalità del sito web e analizzarne l’utilizzo.
d. Dati di frequenza dei corsi (registro FAD)
- Per i corsi online la piattaforma registra data, ora di inizio e ora di fine delle sessioni di collegamento al corso, tramite segnali periodici inviati dal lettore delle lezioni mentre la pagina è aperta. Usiamo questi dati per documentare la frequenza (attestati) e, quando la formazione è pagata dal datore di lavoro o finanziata da un fondo interprofessionale, per la relativa rendicontazione: in questi casi il riepilogo delle ore può essere condiviso con l’azienda cliente e con il fondo. Base giuridica: esecuzione del contratto e adempimento degli obblighi connessi alla formazione finanziata. Questi dati sono visibili solo agli amministratori della piattaforma.
e. Riconoscimento dell’organizzazione di provenienza
- Sulle pagine dedicate ai servizi per le aziende rileviamo l’indirizzo IP di rete del visitatore per risalire all’organizzazione di provenienza, tramite il servizio IPinfo (IPinfo LLC, Stati Uniti). Non conserviamo l’indirizzo IP completo, non utilizziamo cookie per questa finalità e non raccogliamo dati che identificano la persona. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f del GDPR).
f. Voce e trascrizioni dell’AI Tutor
- Quando usi la funzione vocale dell’AI Tutor o dei roleplay, e solo dopo che hai premuto il pulsante di avvio e concesso l’accesso al microfono, la tua voce viene trasmessa in tempo reale a OpenAI, che la trascrive e genera la risposta parlata. Noi non registriamo né conserviamo l’audio.
- Conserviamo la trascrizione testuale della conversazione e i punti di lingua che ne ricaviamo (errori corretti, argomenti da ripassare), collegati al tuo account, per costruire il tuo piano di ripasso e la tua area “I miei progressi”.
- Questi dati sono visibili a te e agli amministratori; il docente vede il riepilogo dei propri studenti.
- Base giuridica: esecuzione del contratto (erogazione del corso) e nostro legittimo interesse a personalizzare il percorso di studio.
- Fornitore: OpenAI, che secondo le proprie condizioni per le API non utilizza i dati inviati per addestrare i modelli e li conserva solo per un breve periodo a fini di sicurezza.
- Puoi chiederci in qualsiasi momento di cancellare la memoria del tutor, scrivendo all’indirizzo indicato nella sezione Contatti: la cancelliamo.
g. Registrazioni di speaking del test di livello
- Alla fine del test di livello, o dal tuo account LingoWise, puoi aggiungere una risposta a voce di 1-2 minuti (al massimo 3). Registriamo la tua voce solo dopo che hai spuntato la casella di consenso, hai concesso l’accesso al microfono e hai premuto il pulsante di registrazione. Puoi riascoltarti e registrare di nuovo prima di inviare: finché non premi «Invia», la registrazione resta nel tuo browser.
- Quando invii la registrazione, conserviamo questi dati, collegati al tuo account oppure, se non ne hai uno, al nome e all’email che hai lasciato nel test di livello: la registrazione audio; la sua trascrizione automatica, con i tempi delle parole; alcune misure di fluenza ricavate dai tempi e dal volume (velocità, pause, esitazioni); una valutazione preliminare prodotta da un modello di intelligenza artificiale; il livello e il commento del docente; la data e la versione del consenso che hai dato.
- A cosa servono: a valutare il tuo livello di speaking. La valutazione automatica è solo una bozza: il livello finale lo decide un docente che ascolta la registrazione, quindi nessuna decisione su di te viene presa solo in modo automatico. Usiamo inoltre i livelli, confrontando quello automatico con quello del docente, per controllare e migliorare l’affidabilità della valutazione. Non usiamo la registrazione per riconoscerti dalla voce, né per pubblicità.
- Chi vede questi dati: tu ricevi il livello e il commento del docente (sulla pagina, se hai un account, altrimenti via email); all’interno di LingoWise la registrazione, la trascrizione e la valutazione preliminare le vedono solo i docenti e gli amministratori. I fornitori indicati qui sotto le trattano solo per i compiti descritti.
- Base giuridica: il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a del GDPR). Puoi revocarlo in qualsiasi momento scrivendoci all’indirizzo indicato nella sezione Contatti: in quel caso cancelliamo le tue registrazioni e i dati collegati entro 30 giorni dalla richiesta. La revoca non rende illecito il trattamento fatto prima.
- Fornitore: Microsoft (servizio Azure Speech), che trascrive l’audio in un data center nell’Unione Europea.
- Fornitore: Anthropic, che riceve soltanto il testo della trascrizione e le misure di fluenza, mai l’audio, per preparare la valutazione preliminare. Anthropic ha sede negli Stati Uniti: il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali standard). Secondo le sue condizioni commerciali, Anthropic non usa i dati inviati tramite le sue API per addestrare i modelli e li conserva solo per un periodo limitato.
- Per quanto tempo: 12 mesi dopo la registrazione cancelliamo automaticamente l’audio, la trascrizione, il commento del docente e il testo della valutazione preliminare. Restano soltanto i livelli e le misure di fluenza, senza alcun collegamento a te o al tuo test, come dati statistici anonimi. Se il tuo account viene cancellato, cancelliamo subito tutte le tue registrazioni e i dati collegati.
2. Come utilizziamo le tue informazioni
Utilizziamo le tue informazioni per le seguenti finalità:
- Fornire, gestire e mantenere il nostro sito web e i nostri servizi
- Rispondere a richieste, feedback o richieste di assistenza
- Migliorare il nostro sito web, i servizi e l’esperienza utente
- Adempiere agli obblighi di legge e far rispettare i nostri termini di servizio
3. Base giuridica del trattamento (GDPR)
Per gli utenti nell’Unione Europea, trattiamo i dati personali sulla base di:
- Consenso: ad esempio, quando fornisci volontariamente delle informazioni
- Interesse legittimo: ad esempio, per migliorare i nostri servizi e le prestazioni del sito web
- Necessità contrattuale o adempimento di obblighi di legge: ad esempio, per fornire i servizi o adempiere a obblighi legali
4. Come condividiamo le tue informazioni
Non vendiamo le tue informazioni personali. Potremmo condividere i dati con:
- Fornitori di servizi: il nostro provider di hosting e i servizi di analisi (Google Analytics / Google Tag Manager). Al momento non condividiamo dati con processori di pagamento, poiché i pagamenti online non sono ancora attivi su questo Sito
- Autorità legali: se richiesto dalla legge o per tutelare i nostri diritti
- Trasferimenti aziendali: in caso di fusione, acquisizione o cessione di beni aziendali
5. Cookie e tecnologie di tracciamento
Lingowise.co utilizza cookie e tecnologie simili per:
- Migliorare la funzionalità del sito web
- Analizzare il traffico del sito web e le modalità di utilizzo
Puoi gestire o disattivare i cookie tramite le impostazioni del tuo browser; tuttavia, alcune funzionalità del Sito potrebbero non funzionare correttamente senza di essi.
6. I tuoi diritti sulla privacy
Per gli utenti UE (GDPR):
- Accedere, correggere o richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali
- Revocare il consenso in qualsiasi momento
- Opporti al trattamento dei dati o richiederne la limitazione
- Richiedere la portabilità dei dati
- Presentare un reclamo a un’autorità di controllo — in Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it)
Se hai un account su LingoWise, puoi esercitare in autonomia il diritto di cancellazione dei tuoi dati direttamente dalla pagina Elimina il mio account. Questa operazione è irreversibile e non può essere annullata.
Per gli utenti della California (CCPA):
- Richiedere l’accesso alle informazioni personali che raccogliamo
- Richiedere la cancellazione delle informazioni personali
- Ricevere lo stesso servizio e lo stesso prezzo, indipendentemente dall’esercizio dei diritti sulla privacy
7. Sicurezza dei dati
Adottiamo ragionevoli misure amministrative, tecniche e fisiche per proteggere le tue informazioni personali. Sebbene ci impegniamo a proteggere i tuoi dati, nessun sistema o trasmissione via Internet è completamente sicuro.
8. Conservazione dei dati
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità descritte nella presente Informativa. In particolare: i dati relativi all’account e ai corsi vengono conservati per tutta la durata del rapporto con noi; i dati di fatturazione e contabilità vengono conservati per almeno 10 anni, come richiesto dalla normativa italiana (Articolo 2220 del Codice Civile); i dati di analisi raccolti tramite Google Analytics vengono conservati per un massimo di 26 mesi. Al termine di questi periodi, cancelliamo o rendiamo anonimi i dati in modo sicuro, salvo un periodo di conservazione più lungo richiesto dalla legge.
9. Link a siti di terze parti
Il nostro Sito potrebbe contenere link a siti web di terze parti. Non siamo responsabili delle pratiche sulla privacy o dei contenuti di questi siti web. Ti invitiamo a consultare le loro informative sulla privacy.
10. Privacy dei minori
Lingowise.co non è rivolto a minori di 13 anni. Non raccogliamo consapevolmente informazioni personali da minori. Se dovessimo scoprire di aver raccolto tali informazioni, provvederemo a cancellarle tempestivamente.
11. Modifiche alla presente Informativa sulla Privacy
Potremmo aggiornare periodicamente questa Informativa sulla Privacy per riflettere modifiche nelle nostre pratiche o nei requisiti di legge. Eventuali aggiornamenti saranno pubblicati in questa pagina con la data di entrata in vigore aggiornata.
12. AI Tutor e dati di apprendimento personalizzato
La nostra piattaforma include una funzione AI Tutor che ti permette di chattare, esercitarti in roleplay e ricevere feedback personalizzati. Quando utilizzi l’AI Tutor, i tuoi messaggi vengono elaborati da OpenAI, il nostro fornitore di servizi di intelligenza artificiale, esclusivamente per generare una risposta — questi messaggi non vengono utilizzati per addestrare i modelli di OpenAI. Qualora i dati vengano trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, ci affidiamo alle Clausole Contrattuali Standard (SCC) per garantire un livello di protezione adeguato.
Per personalizzare il tuo apprendimento, salviamo anche i tuoi progressi, le parole che trovi difficili (“parole deboli”), e gli errori commessi nei quiz e nelle conversazioni. Questi dati vengono utilizzati per adattare la revisione delle flashcard, la pratica dei podcast e i roleplay con l’AI Tutor alle tue esigenze. La base giuridica di questo trattamento è l’esecuzione del contratto con te e, ove applicabile, il tuo consenso.
Puoi richiedere la cancellazione dei tuoi dati dell’AI Tutor e di apprendimento in qualsiasi momento contattandoci all’indirizzo hello@lingowise.co.
13. Contatti
Se hai domande, dubbi o richieste riguardanti i tuoi dati personali o questa Informativa sulla Privacy, contattaci:
- Email: hello@lingowise.co
- Telefono: (+39) 029 227 82 30
- Indirizzo: Via Boito, n.19, Gorgonzola (MI) 20064