Scrivere email di lavoro in inglese non deve essere stressante: con le frasi giuste comunichi in modo professionale e sicuro. Ecco una raccolta di espressioni pronte all’uso, divise per situazione.
Una premessa: le email di lavoro in inglese sono più corte e dirette di quelle italiane. Niente “Egregio”, niente giri di parole: si saluta, si dice perché si scrive, si chiede quello che serve. La cortesia non sta nella lunghezza, ma nelle forme che usi.
Aprire l’email
- I hope this email finds you well — Spero tu stia bene.
- I’m writing to you regarding… — Ti scrivo in merito a…
- Thank you for your email — Grazie per la tua email.
- Following up on our last conversation… — Riprendendo la nostra ultima conversazione…
Fare una richiesta
- Could you please send me…? — Potresti inviarmi…?
- I would appreciate it if you could… — Ti sarei grato se potessi…
- Would it be possible to…? — Sarebbe possibile…?
- Please let me know if… — Fammi sapere se…
Allegati e informazioni
- Please find attached… — In allegato trovi…
- As requested, I’m sending you… — Come richiesto, ti invio…
- For your reference… — Per tua informazione…
Chiudere l’email
- Looking forward to hearing from you — Resto in attesa di un tuo riscontro.
- Please don’t hesitate to contact me — Non esitare a contattarmi.
- Best regards / Kind regards — Cordiali saluti / Distinti saluti.
Chiedere un chiarimento
Capita di ricevere un’email poco chiara, o una richiesta che puoi leggere in due modi. Chiedere spiegazioni non è un segno di debolezza: meglio una domanda in più oggi che un lavoro rifatto domani. In inglese si fa così.
- “Could you clarify what you mean by…?” — Potresti chiarire cosa intendi con…?
- “Just to make sure I understand correctly, …” — Giusto per essere sicuro di aver capito bene, …
- “Could you give me a bit more detail on…?” — Potresti darmi qualche dettaglio in più su…?
- “Do you mean … or …?” — Intendi … oppure …?
- “I’m not sure I follow: could you walk me through it?” — Non sono sicuro di seguirti: puoi spiegarmelo passo per passo?
- “Which of the two options would you prefer?” — Quale delle due opzioni preferisci?
Sollecitare con garbo
Hai scritto una settimana fa e nessuno ha risposto. In italiano parleresti di “sollecito”, ma in inglese non c’è una parola equivalente (e solicit è un falso amico): il sollecito è un follow-up, e il tono resta leggero, come se dessi per scontato che l’altra persona sia semplicemente impegnata. Il tono si alza solo se serve davvero.
- “I’m just following up on my email from last week.” — Ti scrivo per riprendere la mia email della settimana scorsa.
- “I wanted to check whether you’ve had a chance to look at…” — Volevo sapere se hai avuto modo di guardare…
- “Could you let me know where things stand?” — Potresti dirmi a che punto siamo?
- “A quick reminder that the deadline is Friday.” — Un rapido promemoria: la scadenza è venerdì.
- “I’d be grateful for a reply by the end of the week.” — Ti sarei grato se potessi rispondermi entro fine settimana.
- “This is becoming urgent on our side.” — Da parte nostra sta diventando urgente.
Nota la scala: si parte con “just following up”, si passa a una data precisa e solo alla fine si dichiara l’urgenza. Saltare subito all’ultimo gradino suona aggressivo, anche se in italiano non ti sembrerebbe.
Scusarsi per un ritardo o un errore
Gli italiani tendono a scusarsi troppo o troppo poco: o una riga di giustificazioni, o niente. In inglese la formula che funziona è breve: scusa, causa in mezza frase (se serve), soluzione. Poi si va avanti.
- “Apologies for the delay in getting back to you.” — Scusa per il ritardo nel risponderti.
- “Sorry for the late reply. I’ve been out of the office.” — Scusa per la risposta tardiva, ero fuori ufficio.
- “I’m afraid there was a mistake in the file I sent you.” — Temo ci fosse un errore nel file che ti ho inviato.
- “Please find the corrected version attached.” — In allegato trovi la versione corretta.
- “Thank you for your patience.” — Grazie per la pazienza.
- “It won’t happen again.” — Non succederà più.
Gli errori tipici degli italiani
Alcuni scivoloni si ripetono spesso nelle email scritte da italiani. Non sono errori di grammatica, ma di traduzione dall’italiano, e per questo sono difficili da vedere da soli.
“Please” seguito dall’imperativo. “Please send me the report” è corretto, ma secco: tra colleghi va bene, con un cliente suona come un ordine. “Could you send me the report?” costa una parola in più e cambia il tono.
“Dear” con il nome sbagliato. “Dear Mr John” non esiste: o “Dear John” (nome) o “Dear Mr Smith” (cognome). Se non sai a chi stai scrivendo, “Dear Sir or Madam” resta accettabile, ma in molti contesti aziendali un semplice “Hello” o “Hi” seguito dal nome è ormai la norma.
“Actually” per dire “attualmente”. “Actually” significa “in realtà”; per “attualmente” si usa “currently” o “at the moment”. È uno dei falsi amici più diffusi nelle email di lavoro.
Ultimo consiglio: se non sei sicuro di una frase, leggila ad alta voce. Se ti suona come qualcosa che diresti in una riunione, va bene. Se ti suona come una lettera del commercialista, taglia.
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Per la struttura completa, con tre email di esempio, leggi anche come scrivere un’email formale in inglese. Se invece le email in inglese in azienda le scrivono in tanti, guarda come funzionano i nostri corsi di inglese per aziende.
Conoscere le frasi è il primo passo; usarle con naturalezza richiede pratica. Non sai qual è il tuo livello di partenza?
